Dans les baux commerciaux, le bailleur peut répercuter un nombre important de charges sur son locataire, pourvu qu’il respecte les limites fixées par le législateur.

Depuis la loi Pinel du 18 juin 2024 et son décret d’application du 3 novembre 2024, le code de commerce comporte deux articles sur le sujet.

A savoir :

• l’article L 145-40-2, qui précise que le bail commercial doit contenir un inventaire précis et limitatif des catégories de charges, avec répartition de celles-ci entre le bailleur et le locataire, lequel donne lieu à un état récapitulatif annuel transmis par le bailleur au locataire ; et
• l’article R 145-36 qui dispose notamment que l’état récapitulatif annuel doit être communiqué au locataire au plus tard le 30 septembre de l’année suivante.
  
  

Est-ce que ces seuls documents (un inventaire dans le bail et un état récapitulatif annuel) suffisent ?

Non, nous dit la Cour de Cassation. Dans un arrêt du 29 janvier 2026, la Cour juge que : « le bailleur doit, pour conserver les sommes versées au titre des provisions sur charges par le locataire ou pour obtenir le paiement de charges, justifier de l’existence et du montant de celles-ci, d’autre part, qu’il doit, pour satisfaire à son obligation de communication des justificatifs du montant des charges, les adresser au locataire qui lui en fait la demande sans pouvoir seulement les tenir à sa disposition. » (je précise, c’est moi qui ai mis ça en gras, pas l’IA, au cas où vous vous demanderiez si je l’utilise pour rédiger ces quelques mots : eh non !).

En conséquence, un bailleur doit bel et bien justifier des charges qu’il refacture, l’envoi du seul récapitulatif, établi par exemple par un syndic d’immeuble, ne suffisant pas : le bailleur doit faire l’effort de répartir, dans un document parallèle, les charges refacturables en fonction de ce qu’il a prévu dans l’inventaire figurant dans le bail.

Et surtout, si le locataire lui en fait la demande, il doit transmettre tous éléments utiles justifiant des charges refacturées : une simple facture de régularisation des charges annuelle n’est donc pas, en soi, suffisante et inviter le locataire à se présenter chez le bailleur, le syndic ou son mandataire pour consulter les documents utiles n’exonère pas le bailleur de son obligation.